Audyty RODO pomagają przy wdrożeniu systemu

Jedynym i sprawdzonym sposobem na wdrożenie procedur RODO jest wykonanie audytu RODO, który ukaże najważniejsze aspekty ochrony danych osobowych wykorzystywanych w danej firmie. Sprawdź, jakie elementy musi zawierać oraz kto powinien go wykonać, aby przechowywanie danych osobowych klientów było zgodne z prawem i europejskimi wytycznymi.

Rzetelny audyt RODO

audyty rodoNiezależnie, czy kontrola przed wdrożeniowa będzie wykonywana przez pracownika firmy czy też przez zewnętrzną firmę, należy pamiętać o kilku zasadach obowiązujących w tym aspekcie. Zwłaszcza, że nigdzie nie można znaleźć ścisłych wytycznych jak taki dokument miałby wyglądać. Przez to najpopularniejszym rozwiązaniem jakie sprawia, że audyty rodo są przydatne jest zatrudnienie zewnętrznych specjalistów zajmujących się zagadnieniem ochrony danych osobowych już od 1997 roku, czyli momentu wprowadzenia pierwszego rozwiązania prawnego dotyczącego danych osobowych. Pierwszym ustaleniem, jakim powinien zająć się audytor jest ustalenie, jakie w danej jednostce organizacyjnej dane osobowe są przechowywane i do jakich celów. Wówczas można dalej zastanawiać się, czy realizują one zasadę minimalizmu, mówiącą o tym, aby było ich tylko tyle, ile jest konieczne. Następnie ważnym krokiem jest ustalenie, czy obecne procesy i procedury zapewniają bezpieczeństwo oraz czy działają. Konieczne jest także znalezienie dokumentów, które potwierdzą zasadność pozyskiwania i przetwarzania dany przez firmę. Dodatkowo warto spojrzeć krytycznie na klauzule informacyjne dla klientów czy petentów, które muszą być czytelne oraz zgodne z polskim prawem. Profesjonalnie przeprowadzony audyt przewidzi także kryzys związany ze złamaniem RODO oraz wskaże sposób postępowania, który będzie najbezpieczniejszy w takiej sytuacji. Warto także przećwiczyć z zespołem sytuację kryzysową, aby sprawdzić, czy opracowana procedura działa.

Profesjonalnie przygotowany audyt RODO pozwoli także odpowiedzieć na pytanie dotyczące powołania Inspektora Danych Osobowych. Wytyczne dla tego aspektu RODO są dość ogólnikowe i nie każdy przedsiębiorca ma jasność co do konieczności powołania takiego stanowiska w swojej firmie. Niektórzy doradcy sugerują, że nawet jeśli nie ma takiego obowiązku, warto przygotować dokumenty wyjaśniające ten brak.